Free Template: Dokumen Ringkas untuk Perencanaan Event

By
Dimas Gityandraputra
 •
May 26, 2020

Dalam membuat event, tentunya brand membutuhkan strategi yang tepat dan kuat. Tujuannya semata-mata agar apa yang dibutuhkan dapat terpenuhi dan perusahaan dapat terus berkembang ke arah positif.

Namun akan disayangkan, kalau strategi yang sudah dirumuskan matang-matang tidak berhasil karena keseluruhan tim tidak mengetahui strategi tersebut. Ini bisa membuat pekerjaan menjadi tidak efektif dan tidak efisien dari sisi waktu karena saling tumpang tindih penugasan, dan mungkin saja apa yang sebenarnya sudah dikerjakan malah dikerjakan ulang.

Baca Juga: Memahami Apa itu Content Marketing

Lalu bagaimana caranya agar anggota tim kita bisa memiliki satu persepsi yang sama dalam menjalankan event dan memastikan strategi yang kita jalankan bisa tetap pada jalur yang sesuai?

Hal yang kita perlukan adalah dokumen perencanaan event yang mudah diakses dan dapat dilihat oleh semua anggota. Nah, untuk memudahkannya, berikut template perencanaan event yang mungkin akan membantu marketers agar strategi mereka dapat dijalankan secara efektif.

Untuk mendapatkan dokumen sederhana yang mudah untuk diisi dan diakses oleh anggota tim, silahkan langsung isi form di bawah ini, dan dapatkan template one-page event plan yang dapat memudahkan perencanaan event marketing Anda!

Jika Anda membutuhkan panduan dalam mengisi dokumen tersebut, berikut beberapa hal yang penting diperhatikan.

Baca Juga:Perhatikan Hal ini Saat Menentukan Objektif Marketing!

Elemen di dalam template

  • Nama Event

Hal pertama yang perlu diisi cukup mudah yakni nama event yang akan kita selenggarakan. Namun, sebelum menentukan nama event, pastikan kalau nama yang kita pilih unik, mudah diingat, jelas dan deskriptif sehingga akan memudahkan masyarakat untuk mengetahui apa isi dari event tersebut. 

  • Tanggal

Dalam menentukan kapan acara akan diselenggarakan, kita perlu untuk memastikan bahwa pada tanggal tersebut tidak bertepatan atau berdekatan dengan event yang diselenggarakan kompetitor. Selain itu, pastikan juga acara tersebut tidak diadakan pada hari libur nasional, hari besar keagamaan, atau event besar lainnya. 

  • Lokasi

Perihal lokasi ini kita dapat mengisinya dengan venue yang spesifik. Atau kalau memang belum mendapatkan lokasi pasti, mungkin kita dapat menaruhnya dengan area di mana event tersebut akan diselenggarakan. 

Dalam menentukan lokasi, penting untuk memastikan bahwa tempat tersebut mudah dijangkau dan tersedia pilihan transportasi yang variatif untuk menuju venue tersebut.

  • Tujuan

Banyak alasan mengapa brand ingin menyelenggarakan event. Misalnya, ingin meningkatkan pemasukan, meningkatkan awareness, menjaring prospek, berjejaring, mengedukasi, peluncuran produk, dan lain-lain. Pastikan kalau objektif yang kita inginkan jelas dan akan berpengaruh pada perkembangan brand.

  • Target Audiens

Bisa dibilang kalau para pengunjung adalah unsur paling penting dalam menyelenggarakan event. Maka itu, kita perlu memastikan target audiens yang ingin kita sasar untuk datang ke acara yang dibuat. Dengan memasukkan tipe pengunjung ideal yang kita sasar, maka akan membuat promosi yang kita jalankan pun menjadi lebih efisien.

Di dalam dokumen ini, kita bisa menaruh unsur demografi target audiens seperti usia, pekerjaan, dan lain-lain. 

  • Nilai

Mungkin banyak event serupa seperti apa yang akan kita selenggarakan. Karena itu, kita perlu memastikan mengapa audiens lebih tertarik untuk mengunjungi event yang kita buat dibanding acara lain. Value yang kita tawarkan pada audiens sangatlah penting.

  • Keunikan

Kita perlu menjabarkan apa saja hal-hal unik dari event yang kita selenggarakan dan apa yang tidak akan didapat audiens dalam acara lainnya. 

  • Channels

Setiap brand tentu memiliki marketing channel masing-masing, dan dapat membantu untuk mempromosikan beragam kegiatan yang dijalankan, termasuk event. Dan, di dalam dokumen ini kita dapat menaruh channel yang berpotensi dapat menarik perhatian audiens untuk mau datang ke event yang diselenggarakan. Contohnya, media sosial, blog, pamflet, dan lain sebagainya. 

  • KPI

Tentu kita ingin agar event yang kita selenggarakan bisa mencapai objektif yang telah ditentukan. Karena itu, kita perlu menentukan berbagai metriks yang akan kita ukur supaya mengetahui apakah event tersebut berhasil atau gagal,

Dalam template ini, kita bisa memasukkan 1-3 metriks seperti, profit, jumlah pengunjung, cost per lead, dan lain-lain.

  • Biaya

Berapa biaya yang akan kita keluarkan dalam event tersebut.

Baca Juga: Cara Mempromosikan Event Secara Efisien Lewat Channel Marketing

Menyelenggarakan event memang dapat membantu brand dalam meraih objektif yang telah ditentukan dan juga dapat mengembangkan brand ke arah yang lebih baik. 

Ingin tahu cara menentukan objektif event agar acara yang diselenggarakan dapat berjalan secara efektif? Cari tahu dalam artikel berikut!

Namun, strategi event tersebut perlu dirumuskan jelas dan dimengerti oleh setiap anggota tim. Dan untuk memudahkannya, kita perlu sebuah dokumen ringkas yang bisa disebarkan sehingga, event tersebut tidak lari dari objektif yang telah ditentukan, dan bisa dijalankan secara efektif dan efisien.

You must be a premium member to view the full content

Sorry, but the rest of this article is for our Premium Members only. To gain access to this content and many more benefits, subscribe below!

Related articles