MarketingCraft
Sign Up to MarketingCraft Newsletter for Free!
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Menyeleggarakan event promosi merupakan kegiatan yang efektif bagibrand untuk membangun ikatan emosional dengan audiens. Kegiatan promosi dapat diadakan secara kreatif, misalnya berupa konser musik, pameran, kompetisi olahraga, seminar, gala dinner, pertunjukan teater, dan lain sebagainya. Ide dan bentuknya tentunya harus disesuaikan dengan target audiens, anggaran finansial, dan tujuan.
Keberhasilan event promosi sebenarnya tidak ditentukan dari berapa banyak audiens yang hadir, tetapi lebih pada ketepatan target audiens yang datang.
Baca Juga: Perhatikan Hal Ini Saat Menentukan Objektif Event Marketing
Mengadakan event untuk kebutuhan promosi, baik kecil maupun besar, memerlukan strategi dan perencanaan yang matang sebelum dijalankan. Jika semakin besar, maka semakin banyak pula detil yang perlu dipikirkan dan direncanakan.
Bagaimana sebaiknya membuat strategi dan perencanaan agar promosi yang dijalankan berhasil mencapai tujuan-tujuan yang diharapkan?
Dalam menyelenggarakan event promosi, kecil ataupun besar, tentunya menggunakan sumber daya manusia baik dari pihak internal ataupun outsource sebagai tim panitia, dan juga memerlukan tempat untuk diselenggarakannya acara. Dan hal ini pasti memerlukan biaya.
Biaya tentunya sudah akan dikeluarkan mulai hari pertama eventdirencanakan. Oleh karena itu, besarnya anggaran finansial harus ditentukan dahulu sebagai langkah pertama.
Selanjutnya, baru ide kreatif jenis acara promosi bisa didiskusikan. Dan sebaiknya ide-ide kreatif jenis event promosi yang harus menyesuaikan anggaran finansial yang telah ditentukan, bukan sebaliknya. Sebab, kreativitas bisa tidak ada batas maksimalnya dalam hal anggaran finansial yang dibutuhkan untuk merealisasikannya.
Setelah anggaran finansial ditentukan, brand harus memutuskan apakah seluruh tim panitia berasal dari karyawan internal perusahaan, atau sebagian adalah sumber daya manusia alih daya. Banyak sekali konsultan event promosi dan event organizer yang bisa membantu brand dalam merencanakan sekaligus menjalankan suatu event.
Apabila anggaran finansial memungkinkan, menggunakan sumber daya outsource secara keseluruhan adalah pilihan yang terbaik. Karena mereka pada umumnya sudah memiliki banyak pengalaman dalam mengelola event brand lainnya, sehingga tentunya mereka akan lebih mengerti dan dapat mengelola dengan lebih baik.
Para konsultan dan event organizer ini biasanya juga sudah mempunyai hubungan yang baik dengan berbagai pihak yang berkaitan dengan sebuah event, misalnya para pemilik dan pengelola tempat acara, penyedia catering, dekorasi, manajer SPG, para artis dan manajer artis, penyedia lighting, dan lain sebagainya. Hubungan yang baik tersebut bisa membantu brand mendapatkan harga yang lebih murah dibandingkan melakukannya sendiri.
Setelah anggaran finansial ditentukan dan tim panitia telah dibentuk, maka strategi dan perencanaan acara promosi bisa dibuat lebih detil. Dan berikut beberapa strategi tersebut.
Pada tahap persiapan awal event untuk kebutuhan promosi, ide dan jenis acara sudah harus diputuskan. Begitu pula dengan berbagai hal yang terkait dengan acara tersebut, seperti tempat yang dipakai, para artis yang terlibat, penyedia berbagai peralatan yang dibutuhkan, catering, dan lain sebagainya.
Apabila ada kontrak-kontrak tertulis yang harus ditandatangani antara brand dengan para pendukung acara promosi, maka kontrak tersebut sudah harus ditandatangani di tahap ini.
Dalam persiapan tahap ini, event promosi sudah bisa dipublikasikan baik lewat media sosial maupun media konvensional. Apabila memungkinkan, bisa juga dibuat akun media sosial atau situs web resmi khusus untuk acara ini.
Peluncuran event dengan tujuan promosi, pada prinsipnya adalah untuk membuat sebanyak mungkin target audiens yang tepat tahu dan mengerti dengan baik tentang acara yang akan diselenggarakan.
Peluncurannya dapat dilakukan dengan berbagai cara secara bersamaan, misalnya press release dengan para jurnalis berbagai media massa, publikasi di media sosial, pemberitahuan resmi di blog dan situs web acara promosi, mengirimkan email ke target audiens, dan lain sebagainya.
Tahap ini adalah masa di antara tanggal peluncuran dan persiapan terakhir event promosi.
Pada tahap ini yang perlu dilakukan adalah memastikan sebanyak mungkin target audiens yang tepat akan hadir dalam event yang diselenggarakan. Hal ini bisa dilakukan dengan pemasaran digital maupun konvensional.
Kalau ada tiket, kit atau perlengkapan acara, biaya registrasi yang harus dibeli oleh target audiens, pada tahap ini brand bisa diberikan diskon-diskon khusus untuk memotivasi para target audiens secepatnya membuat keputusan untuk hadir di acara tersebut.
H-7 atau H-3 sebelum hari H event adalah tahap persiapan terakhir. Di tahap ini, para target audiens yang sudah melakukan registrasi atau membeli tiket bisa diingatkan melalui email, media sosial, situs web, atau blog.
Mengundang para jurnalis media massa untuk meliput acara promosi di hari H apabila diperlukan.
Pada umumnya, pemilik acara atau pemilik brand sudah harus menyelesaikan pembayaran minimal 75% kepada para pendukung acara promosi di tahap ini.
Hari H adalah tanggal dan jam event tersebut berlangsung. Apabila brand menggunakan jasa konsultan dan event organizer, maka segala hal detil dan teknis selama acara promosi berlangsung menjadi tanggung jawab mereka.
Sekalipun ada hal-hal detil dan teknis yang belum dipikirkan pada tahap-tahap sebelumnya, maka brand, konsultan, dan event organizer hanya bisa melakukan improvisasi seadanya dan secepatnya. Jam terbang para konsultan dan event organizer biasanya membuat mereka tahu dengan cepat dan tepat improvisasi apa yang harus dilakukan di hari H.
Satu hal yang tidak boleh terlupakan di hari H adalah mengumpulkan data respon/feedback target audiens yang hadir mengenai acara terkait, brand, dan produk atau jasa. Data respon ini akan berguna untuk melakukan tindak lanjut penjualan setelah acara promosi selesai dan evaluasi efektivitas acara promosi untuk acara-acara promosi berikutnya di masa depan.
